GESTÃO E ORGANIZAÇÃO ESCOLAR

As Organizações e a Administração

Conceito e classificação das organizações

Já deve ter ficado claro para você que as organizações existem praticamente desde os primórdios da humanidade, uma vez que, o homem sendo um ser social, tende a organizar-se para atender suas necessidades e satisfações pessoais.

Mas afinal de contas, o que é uma organização? Podemos definir uma organização da seguinte forma: uma organização é formada quando duas ou mais pessoas trabalham em conjunto e de modo estruturado visando alcançar um objetivo específico ou um conjunto de objetivos.

Chiavenato (2006) contribui com nossa aula e afirma que uma organização é um sistema de atividades conscientemente coordenadas de duas ou mais pessoas e somente existe quando: há pessoas capazes de se comunicarem, que estão dispostas a contribuir com uma ação conjunta a fim de alcançarem um objetivo comum. Já o trio de autores Tachizawa, Ferreira e Fortuna (2006) colocam que a organização utiliza insumos produtivos (pessoas, recursos financeiros, materiais e informações) para, através do processo de transformação relacionado a sua atividade, produzir resultados (bens e serviços).

Como as organizações fazem parte de nossa vida diária, é fácil de perceber que elas nos influenciam em diversos aspectos. Para Chiavenato (2006) a influência das organizações na vida das pessoas é fundamental e o autor é direto em suas palavras: a maneira como as pessoas vivem, compram, trabalham, se alimentam, se divertem, se comunicam é profundamente influenciada pelas organizações. E vice-versa: as organizações também são influenciadas pelos modos de pensar, sentir e agir das pessoas.

Ainda sobre a influência das organizações na sociedade, os autores Stoner e Freeman (1999) afirmam que as organizações são elementos importantes e necessários à vida civilizada por diversos motivos. Em primeiro lugar as organizações são importantes porque são instituições sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitas. Elas, segundo os referidos autores, permitem que vivamos juntos e de modo civilizado, e que realizemos objetivos enquanto sociedade, ou seja, as organizações servem à sociedade. Em segundo lugar os autores destacam que as organizações realizam objetivos, transformando matéria-prima em produtos acabados através de máquinas compras de seus fornecedores, utilizando energia elétrica de uma outra organização (companhia elétrica), facilitando nosso acesso a produtos e serviços através de entrega terceirizada… enfim, uma grande cadeia de organizações trabalhando em conjunto para nosso bem estar.  Por fim, para Stoner e Freeman (1999), as organizações são importantes porque proporcionam a seus empregados uma fonte de sobrevivência, crescimento pessoal e de carreira profissional.

Stoner e Freeman (1999) fazem uma importante e interessante observação, que é facilmente percebida por você. Para esses autores, durante a maior parte de nossas vidas somos membros de alguma organização: uma universidade, uma equipe de esporte, um grupo de música, uma organização religiosa, um sindicato, uma associação de moradores e uma empresa. Sem dúvida você deve fazer parte de algum tipo de organização, certo?

Outro ponto interessante sobre as organizações é que algumas apresentam uma estrutura bastante formal, como o exército ou grandes empresas, outras, no entanto, são informais em sua configuração, como um time de futebol formado por amigos.

Daft (2005), outro autor importante da área de administração, ilustra como exemplo de uma organização relativamente informal a banda de rock Grateful Dead, cujos membros criaram e administram um negócio bem sucedido, a Greateful Dead Productions, que continua a prosperar apesar da perda de um de seus integrantes e a banda não se apresentar regularmente. Esta empresa permanece ativa nas vendas de produtos, Cd´s e projetos na internet, faturando cerca de 70 milhões de dólares anualmente. Segundo Daft (2005) os membros da banda compartilham responsabilidades e definem claramente seus objetivos, elementos importantes em qualquer organização. Esses elementos aliados a outros estão presentes tanto nas organizações formais ou informais. Vamos ver um pouco mais desses elementos?

De acordo com Stoner e Freeman (1999) o mais óbvio destes elementos é um objetivo ou finalidade, que pode variar muito dependendo da organização. Mas sem objetivo, nenhuma organização teria razão de existir. O segundo elemento comum defendido pelos autores está ligado ao fato de que todas as organizações têm um plano ou método para alcançar seus objetivos pretendidos. Sendo assim, sem um plano definido dificilmente a organização será eficaz e não conseguirá cumprir aquilo que se propõe. Ainda segundo Stoner e Freeman (1999) as organizações precisam adquirir e destinar recursos necessários para atingir os objetivos, seja uma sala adequada para reuniões de condômino, recursos financeiros para uma campanha de propaganda ou instrumentos musicais para ensaio de uma orquestra municipal!

Finalmente, todas as organizações têm líderes ou administradores com a responsabilidade de auxiliá-las a alcançar seus objetivos. Esses administradores – um treinador, um maestro, um síndico, um executivo de marketing, podem ser mais óbvios em algumas organizações do que em outras, mas sem uma administração eficaz, é provável que a organização fracasse.

Muito bem, agora que você já tem conhecimento sobre o que é uma organização, a importância e a influência delas na sociedade, vamos aprofundar um pouco e discutir a classificação das organizações.

Classificação das Organizações

Existem inúmeras formas de classificar uma organização que utilizam critérios diferentes para definir os tipos de organizações existentes, como por exemplo, o número de funcionários, o setor da economia, o setor da sociedade, a motivação dos funcionários, e a forma de atuação. Hall (2004) alerta que o grande perigo nas classificações é que ela pode ser simplista demais e se basear em apenas uma característica organizacional, o ideal seria classificar as organizações levando em consideração sua totalidade e o ambiente externo.

Como a classificação que envolve a totalidade da empresa é muito difícil de ser realizada, vários autores, instituições e órgãos governamentais utilizam a classificação utilizando apenas uma variável como critério. Sendo assim, uma organização pode se encaixar em mais de uma classificação quando analisada por critérios separados.

Em nosso curso vamos utilizar a classificação das organizações adotando quatro critérios: quanto à formalidade, quanto ao setor produtivo, quanto ao setor da sociedade e quanto à dimensão.

Quanto à formalidade

Quanto a formalidade os grupos de trabalho das organizações podem se classificar em grupos formais e grupos informais. “Os grupos formais são criados e delineados para alcançar objetivos específicos e realizar tarefas específicas para a organização, buscando atingir seus objetivos” (KWASNICKA, 2004, p. 80). A formalização representa o uso de regras nas organizações e podem ser coercitivas, na medida em que obrigam os funcionários a obedecerem (HALL, 2004).

Além disso, o grupo formal apresenta uma divisão racional do trabalho, na qual as tarefas e atribuições são divididas, possuindo critérios pré-estabelecidos pela divisão dos cargos e funções. Além disso, a organização deve possuir também uma hierarquia definida por meio da divisão do poder.

Observe que na formalização existe uma clara definição dos cargos, determinando os deveres e obrigações de cada funcionário, as normas e regras também são um ponto forte, como, por exemplo, o funcionário que tem que estar no trabalho às oito horas da manhã, usando uniforme da empresa e  devidamente preparado. Se for contratado um operador de caixa de um supermercado, espera-se que ele trabalhe nesta função das oito horas até as dezoito horas de um dia de trabalho, representando a formalização de uma empresa.

Mas como o ser humano possui outras necessidades além das relacionadas ao trabalho, ele irá buscar uma interação maior com os outros funcionários desenvolvendo uma variedade de relacionamentos com estes membros, surgindo assim os grupos informais (KWASNICKA, 2004).  E o que são esses grupos informais?

Os grupos informais surgem espontaneamente e naturalmente das relações pessoais entre indivíduos que possuem sentimentos e interesses comuns, estes grupos não precisam ter espaço físico nem horário definido, estendendo-se a horas e locais de lazer. Normalmente, um grupo informal não possui normas e regulamentos escritos, mas mesmo assim, os seus membros os obedecem. Como exemplos de grupos informais, temos os times de futebol que se formam dentro das empresas e se estendem para os horários de lazer, os grupos de amigos que se reúnem para um happy hour todas as quarta-feiras depois do expediente, os grupos de oração, entre vários outros.

Quanto ao setor econômico

As organizações podem ser divididas ainda de acordo com o setor econômico em que elas operam, subdividindo-se em três grandes setores: setor primário, secundário e terciário (SANDRONI, 1999). O setor primário se caracteriza pela exploração de recursos naturais e que produzem matéria-prima, como, por exemplo, agricultura, pecuária, extrativismo, pesca e mineração. O setor secundário é composto pelas organizações que transformam a matéria-prima em produtos para serem comercializados, como a construção civil, distribuição de água e energia, obras públicas, e as indústrias em geral. E o setor terciário, que é responsável pela comercialização dos produtos ou serviços, como o comércio, a alimentação, o transporte, a armazenagem, a administração pública e a prestação de serviços.

Quanto ao setor da sociedade

Em uma visão sociológica as organizações podem ser divididas de acordo com o setor da sociedade em que fazem parte, sendo separadas em organizações do primeiro setor, segundo setor ou terceiro setor. As organizações do primeiro setor fazem parte da esfera pública, ou seja, são representadas pelo Estado que disponibiliza os recursos financeiros para os serviços públicos à população São exemplos de organizações do primeiro setor: hospitais públicos, prefeituras, postos de saúde, forças armadas, entre outras.

As organizações do segundo setor, ou também chamadas de mercado, são representadas pelas atividades lucrativas (CARDOSO, 1997) e de interesses particulares, ou seja, são as que objetivam lucro, podendo ser as indústrias que transformam os recursos em produtos, o comércio que repassa os produtos da indústria para os consumidores, e as prestadoras de serviço. O segundo setor é caracterizado pela iniciativa privada que oferecem produtos e serviços aos consumidores mediante o pagamento (CALEGARI, 2005). Dentro do segundo setor se encontram todas as empresas privadas de qualquer segmento, como por exemplo, os supermercados, bancos privados, as indústrias, e as prestadoras de serviço.

E por fim, o terceiro setor que é um conceito relativamente novo, que surgiu da mistura do primeiro setor, representado pelo estado, com o segundo setor, representado pelas empresas com fins lucrativos (MELO NETO; FROES, 1999). Os autores acrescentam que o terceiro setor nasceu da falência do Estado enquanto provedor dos serviços sociais aos indivíduos e da concentração de renda que o segundo setor promoveu mostrando seu lado fortemente capitalista. Em resumo, as organizações do terceiro setor são constituídas pelo capital privado que buscam atender interesses públicos (CALEGARI, 2005) sem fins lucrativos.

Quanto à dimensão

Existem vários critérios que podem ser utilizados para classificar uma organização de acordo com sua dimensão. O Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social, que tem como missão apoiar os empreendimentos do país que contribuem para o seu desenvolvimento, classifica as organizações de acordo com a receita operacional bruta anual.

Portanto, de acordo com o critério do BNDES, é considerada micro- empresa aquela que apresentar receita operacional bruta anual de até R$ 1,2 milhão; pequena empresa, de R$ 1,2 milhão a R$ 10,5 milhões; média empresa, entre R$ 10,5 milhões a R$ 60 milhões; e grande empresa, acima de R$ 60 milhões.

Além do critério do BNDES, outra maneira de classificar as organizações pela dimensão é pela utilização do critério do Serviço de Apoio as Pequenas Empresas (SEBRAE) que determina o tamanho pelo número de funcionários, ou seja, o número de pessoas ocupadas com a organização incluindo além dos funcionários, os proprietários da empresa.

No critério Sebrae ocorre a divisão das organizações em comércio e prestação de serviços de um lado, e do outro a indústria, conforme descrito a seguir:

• Micro-empresa: até 9 pessoas no comércio/serviços, até 19 pessoas na indústria;
• Pequena empresa: até 49 pessoas no comércio/serviços, até 99 pessoas na indústria;
• Média empresa: até 99 pessoas no comércio/serviços, até 499 pessoas na indústria;
• Grande empresa: 100 ou mais pessoas no comércio/serviços, 500 ou mais pessoas na indústria.

Veja que uma organização pode ter um porte de acordo com o critério de classificação do BNDES e outro pelo critério do SEBRAE. Podemos ter uma empresa com apenas 8 funcionários, considerada micro-empresa pelo Sebrae e com uma faturamento bruto anual de R$11 milhões, que a classifica como média empresa pelo critério do SEBRAE.

Paro (2003) especifica algumas diferenças entre as organizações tradicionais e as organizações escolares. O primeiro ponto destacado pelo autor diz respeito ao objetivo da organização escolar. Segundo Paro (2003) diferentemente das empresas em geral que visam a produção de um bem ou serviço (que são fáceis de identificar e avaliar), a escola almeja fins de difícil mensuração e identificação, seja pelo seu caráter abstrato ou pelo envolvimento de juízos de valor presentes em sua avaliação. A segunda observação relaciona-se com a natureza da instituição, que é uma prestadora de serviços e que trabalha diretamente com o elemento humano. Neste caso, o aluno não se caracteriza apenas como o beneficiário do serviço, mas também é participante ativo de sua elaboração.

Dando continuidade aos escritos de Paro (2003) sobre as especificidades da organização escolar, o autor apresenta em sua última observação a consideração da intensidade do fator mão-de-obra na organização escolar. Para o autor, na empresa produtora de bens e serviços, “[…] é bastante grande a participação relativa das máquinas e demais meios de produção em geral […]” (PARO, 2003, p.150) e na escola é a mão-de-obra que possui participação relativa elevada.

O conceito de administração

Muitas são as definições concedidas à administração. Mas o importante é ressaltar que independente do conceito empregado, precisamos ter consciência de que por meio dela as organizações poderão buscar uma posição de destaque frente a concorrência e se posicionar no mercado.

De acordo com Certo (2003) o termo administração é utilizado de várias maneiras diferentes. Pode ser simplesmente o processo que os gerentes utilizam para atingir os objetivos organizacionais, pode ser também um conjunto de informações acumuladas que fornece noções de como administrar, e por último, pode se referir a pessoas que lideram e dirigem empresas.

Montana e Charnov (2006, p. 2) afirmam que “administração é o trabalho com e por intermédio de outras pessoas para realizar os objetivos da organização, bem como de seus membros”. Este conceito acarretou em algumas mudanças, principalmente porque passa a dar maior ênfase ao ser humano, concentra-se nos resultados a serem atingidos e acrescenta a noção de realização dos objetivos pessoais juntamente com os objetivos organizacionais.

Para Daft (2005) administração é o alcance de metas organizacionais de maneira eficaz e eficiente por meio de planejamento, organização, liderança e controle dos recursos organizacionais. Com este conceito, o autor destaca que a administração é geralmente considerada universal porque ela usa os recursos organizacionais para alcançar metas e obter um desempenho alto em todos os tipos de organizações, sejam elas comerciais e sem fins lucrativos.

Os autores Stoner e Freeman (1999, p. 5) também colaboram com o entendimento sobre nosso conteúdo e conceituam administração como “o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos”.

A Figura a seguir busca resumir o conceito básico de administração, tendo como base a definição de Maximiano (2004a, p. 26), ao afirmar que administrar “é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos”.

Funções Administrativas

Como já vimos anteriormente, administrar é o “processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos para alcançar os objetivos organizacionais” (MAXIMINANO, 2004a, p. 33). Neste sentido, cabe ao gestor de qualquer organização “planejar as atividades a serem executadas, prover o devido suporte organizacional, orientar as ações que daí derivam e controlar o rumo dos acontecimentos de forma usual e constante” (OLIVEIRA; PRADO; SILVA, 2005, p. 104). Portanto as funções básicas da administração são: o planejamento, a organização, a direção e o controle.

No vídeo a seguir essas quatro funções são explicadas, de modo a introduzir o assunto que será detalhado nas páginas seguintes.

Planejamento

O planejamento é a atividade principal das funções administrativas, pois, dela depende a realização das outras atividades. Conceitualmente, planejar significa definir objetivos e metas para o desempenho organizacional futuro, e a decisão do uso de recursos necessários e das atividades a serem desenvolvidas (DAFT, 2005).

O planejamento reúne um conjunto de procedimentos e técnicas que permitem predizer condições e eventos que podem ocorrer no futuro, mesmo que subjetivas, estas previsões auxiliam na tomada de decisão. A informação é fundamental no processo de planejamento, por isso ele depende da qualidade da coleta e a análise dos dados, pois será baseado nestes dados que se determinarão os planos de trabalho.

De acordo com Oliveira, Prado e Silva (2005) existem cinco atividades básicas que o administrador deve levar em consideração no momento do planejamento: avaliar as condições atuais, verificar o fator tempo, analisar possíveis problemas de previsão, coletar e analisar os dados, e por fim coordenar os planos. Deve-se avaliar as condições atuais da organização para verificar as inadequações que necessitam ser planejadas e os objetivos que se pretende atingir. O fator tempo deve ser analisado porque existem planejamentos a longo prazo e a curto prazo, e à medida que o período de tempo aumenta, a qualidade do planejamento também tende a aumentar.

A previsão reúne um conjunto de procedimentos e técnicas que permitem predizer condições e eventos que podem ocorrer no futuro. A informação é fundamental no processo de planejamento, por isso ele depende da qualidade da coleta e a análise dos dados, pois será baseado nestes dados que se determinará os planos de trabalho. E por último, é importante fazer a coordenação dos planos, ressaltando que os de prazos mais longos ficam na responsabilidade da alta administração e os de prazo mais curto ficam nos níveis mais baixos.

O processo de planejamento de uma organização engloba três níveis, o Planejamento Estratégico, o Planejamento Tático e o Planejamento Operacional, assuntos que serão discutidos na sequência.

Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é o mais abrangente, pois envolve toda a organização, ele visa à definição do que a empresa vai ser no futuro, sendo projetado para o longo prazo. Certo (2003) nos ensina que ao se elaborar o planejamento estratégico, a gerência deve considerar a organização como um todo e também devem se perguntar o que deve ser feito a longo prazo para que as metas organizacionais sejam atingidas.

O longo prazo dentro do ambiente empresarial é definido, normalmente, como um prazo que se estende por um período de três a cinco anos, portanto, se for considerado que uma empresa está realizando o planejamento estratégico no ano de 2012, ela deverá traçar sua posição futura até 2017. Na etapa de Planejamento Estratégico, o presidente e diretores da empresa deverão definir os norteadores estratégicos que se concentram na elaboração da missão, da visão, dos valores e dos objetivos organizacionais.

Planejamento Tático

O planejamento no nível tático deve ser elaborado para cada função ou departamento da empresa, ou seja, é elaborado um planejamento para a área de marketing, de recursos humanos, financeira e produção. Destes, vale destaque ao Plano de Marketing, pois embora ele aconteça no nível tático e faça referência a um departamento específico, deve ser planejado e cumprido considerando os demais departamentos e funções da empresa. Quando realizado corretamente, o plano de marketing auxilia a minimizar os erros, otimizar os resultados, impulsionar a empresa a posições melhores, conquistar novos clientes, manter (fidelizar) clientes e aumentar a lucratividade.

O planejamento tático é de responsabilidade de cada gerente das áreas da empresa e são elaborados para facilitar a realização do planejamento estratégico (MAXIMIANO, 2004a).

Planejamento Operacional

O planejamento operacional é realizado determinando os planos para o dia-a-dia, definindo cronogramas, tarefas específicas e mensuráveis (MONTANA; CHARNOV, 2006).  Ele tem “uma orientação de curto prazo (dias, semanas ou meses) e são constantemente adaptados diante de novos desafios e oportunidades” (SOBRAL; PECI, 2007, p. 135).

Para exemplificar as diferenças entre os três tipos de planejamento, vamos imaginar uma empresa que tem como objetivo estratégico aumentar sua participação de mercado, para isso os dirigentes determinam o planejamento estratégico, definido missão, visão e objetivos a longo prazo. Em seguida vamos determinar o planejamento tático que tem que estar em sintonia com o planejamento estratégico da empresa, por isso o departamento de recursos humanos realiza um planejamento tático determinando um programa de treinamento e desenvolvimento para os funcionários buscando garantir o serviço de qualidade e a busca pelo aumento de participação de mercado. E por fim, no planejamento operacional podemos definir qual deve ser o comportamento padrão que os vendedores deverão assumir no atendimento aos clientes.

Organização

Neste material já falamos muito sobre organização enquanto uma entidade social, agora passamos para o termo organização enquanto uma função administrativa. A organização, como função administrativa, é o desenvolvimento de um modo sistemático de reunir os recursos físicos e humanos para a realização dos objetivos e das metas definidas no planejamento (MONTANA; CHARNOV, 2006). Neste sentido, “as organizações fazem uso da função organização para alcançar seus objetivos de maneira eficaz e eficiente” (SOBRAL; PECI, 2007, p. 165).

Na etapa de planejamento devemos definir os objetivos, e na organização vamos criar condições para que estes objetivos sejam alcançados por meio da criação de estruturas, divisão do trabalho, distribuição dos recursos e coordenação das atividades.

Sobral e Peci (2007) alertam que decisões sobre a organização das atividades têm um forte impacto no desempenho organizacional, já que as empresas que não conseguem adequar sua estrutura organizacional com as tendências e exigências do mercado correm um sério risco. Para Wagner III e Hollenbeck (2006) a estrutura organizacional consiste em uma cadeia relativamente estável de interligações entre as pessoas e o trabalho que constituem a organização. Ainda segundo os autores, é a estrutura que permite às pessoas trabalharem juntas e, com isso, realizarem coisas que ultrapassam a capacidade individual não organizada.

Para Robbins (2003) existem seis elementos básicos a serem levados em conta pelos administradores ao se projetar a estrutura de suas organizações: a especialização do trabalho, a departamentalização, a cadeia de comando, a amplitude de controle, a centralização e descentralização e a formalização. O Quadro abaixo ilustra cada um desses elementos como respostas a questões importantes estruturais

 

Questões estruturais e elementos de configuração

Pergunta-chave	A resposta é dada por
1. Até que ponto as atividades podem ser subdivididas em tarefas separadas?	Especialização do trabalho
2. Qual a base para o agrupamento das tarefas?	Departamentalização
3. A quem os indivíduos e os grupos vão se reportar?	Cadeia de comando
4. Quantas pessoas cada administrador pode dirigir com eficácia e eficiência?	Amplitude de controle
5. Onde fica a autoridade no processo decisório?	Centralização e descentralização
6. Até que ponto haverá regras e regulamentações para dirigir os funcionários e os administradores?	Formalização

Direção

A função administrativa direção procura orientar os esforços para um propósito comum, comunicando, liderando, motivando e instruindo as pessoas sobre como desempenhar as atividades para atingir o objetivo estabelecido.

Para entendermos a aplicação da função administrativa no contexto organizacional, é importante analisarmos alguns pontos que estão diretamente ligados a ela: comunicação, tomada de decisão e a liderança.

Comunicação

A comunicação é fundamental em qualquer uma das funções administrativas, mas em especial na direção, pois é por meio da comunicação que os líderes buscam estimular e incentivar os funcionários na realização das atividades.

A comunicação é “o processo pelo qual as informações são transmitidas ou entendidas por duas ou mais pessoas, geralmente com a intenção de motivar ou influenciar o comportamento” (DAFT, 2005, p. 425).

Tomada de Decisão

A tomada de decisão é fundamental em qualquer tipo de cargo, mas principalmente nos cargos gerenciais. Constantemente os chefes ou gerentes estão tomando decisões sobre vários pontos, como por exemplo, que profissional contratar, qual veículo de comunicação utilizar para a divulgação da marca, qual o melhor preço a ser praticado, quais as estratégias de atuação da empresa, entre várias outras decisões.

“Uma decisão é uma escolha feita das alternativas disponíveis. […] A tomada de decisão é o processo de identificar os problemas e as oportunidades e em seguida solucioná-los” (DAFT, 2005, p. 196). Toda decisão envolve a identificação de problemas, como a queda de vendas, problemas com fornecedores, brigas entre funcionários; ou a identificação de oportunidades, como a mudança de comportamento do consumidor, que pode ser utilizada em favor do aumento de vendas.

O processo de tomada de decisão envolve uma seqüência de cinco etapas:

1. Identificação do problema ou oportunidade: O início do processo de tomada de decisão acontece quando existe uma “situação de frustração, interesse, desafio, curiosidade ou irritação” (MAXIMIANO, 2004a, p. 113).  Sendo assim, sempre que houver uma situação que gera algum problema ou que pode ser aproveitada como uma oportunidade tem-se a necessidade de iniciar o processo de tomada de decisão.
2. Diagnóstico: “O diagnóstico é a etapa no processo de tomada de decisão em que os gerentes analisam os fatores causais fundamentais associados com as situações de decisão” (DAFT, 2005, p. 204), ou seja, é análise do que pode estar causando o problema. Existe uma série de questionamentos que podem ser feitos que auxiliam no diagnóstico dos problemas:Qual é o problema que está nos afetando? Quando ele ocorreu? Onde ele ocorreu? Como ele ocorreu? A quem ele ocorreu? Qual é a urgência do problema? Qual é a interconexão dos eventos? Quais resultados vieram de cada atividade? (KEPNER; TREGOE apud DAFT, 2005, p. 204).
3. Geração das alternativas: após a identificação do problema e da realização do diagnóstico identificando os possíveis motivos que o ocasionaram, realiza-se o desenvolvimento de alternativas que poderão solucionar o problema. Maximiano (2004a) acrescenta que o momento de geração de alternativas é um processo de gerar idéias, no qual a criatividade é fundamental.
4. Escolha da alternativa: Várias alternativas foram criadas para solucionar o problema identificado, cabe agora escolher a melhor alternativa que soluciona este problema. “A melhor alternativa é aquela em que a solução é mais adequada às metas e aos valores gerais da organização e alcança os resultados desejados usando poucos recursos” (DAFT, 2005, p. 205). A escolha da melhor alternativa depende de vários fatores, como o ambiente organizacional, as características do gerente, as características da situação problemática, enfim, são vários os pontos que devem ser levados em consideração na busca da melhor alternativa dependendo de cada organização.
5. Avaliação da decisão: O processo de tomada de decisão finaliza quando a decisão é implementada e os seus efeitos são avaliados (MAXIMIANO, 2004a). Se a decisão tomada foi capaz de solucionar os problemas identificados, foi uma boa decisão; se ela não conseguiu solucionar os problemas, deve-se voltar na análise das alternativas, verificando outras possibilidades para solucionar o problema em questão.

Liderança

Alguns autores contemporâneos substituíram a palavra direção por liderança, pois ela tem uma conotação mais positiva no sentido de influenciar o comportamento de outras pessoas (MAXIMIANO, 2004a).

Segundo Rowe (2002) os executivos podem apresentar três tipos de liderança: estratégica, visionária ou gerencial. A liderança estratégica é a capacidade de influenciar outras pessoas, de forma voluntária e rotineira, a tomarem decisões que aumentem a viabilidade organizacional a longo prazo e a estabilidade financeira em curto prazo. A liderança visionária se preocupa com o futuro e sempre implica em correr riscos. E a liderança gerencial envolve a estabilidade e a ordem, lidam com as atividades rotineiras e são de curto prazo.

A liderança é uma característica essencial para o executivo de negócios, no entanto, ela não deve ser vista apenas como uma habilidade pessoal, mas como um processo interpessoal dentro de um contexto complexo. Pode-se afirmar que todo ser humano possui algumas aptidões para liderar e estas aptidões podem ser desenvolvidas mediante a conscientização e pela adoção e engajamento em programas e processos de treinamento para liderança.

Controle

De maneira bem simples, controlar significa fazer com que algo seja feito conforme foi planejado. É um processo de tomada de decisão que tem por finalidade manter o sistema em direção ao seu objetivo, com base nas informações sobre as atividades do próprio sistema (MAXIMIANO, 2004a).

Chiavenato (2003) determina que a função administrativa controle ocorre como um processo cíclico composto de fases: estabelecimento de padrões, observação do desempenho, comparação do desempenho com o padrão estabelecido, e ação corretiva. Na primeira fase se estabelece um padrão, ou seja, o objetivo que se quer atingir, depois observa-se o desempenho real obtido, compara o que aconteceu com o padrão que foi estabelecido, se houve alteração toma-se uma ação corretiva.

Elementos e dimensões da administração escolar

É importante traçarmos um paralelo entre as quatro funções administrativas no contexto da administração escolar, atividade essa que, segundo Silva e Silva (2011), tem suas especificidades que devem ser resguardadas. Estes mesmos autores nos auxiliam a compreender os elementos da administração escolar, que são: planejamento, organização, assistência à execução, avaliação dos resultados e relatório.
No que se refere ao planejamento, Silva e Silva (2011, p.32) comentam que para sua elaboração o gestor “deve partir do conhecimento da realidade na qual o processo educativo se desenvolverá, isto é, do conhecimento da comunidade escolar do seu entorno”. Os autores indicam que é necessário realizar uma coleta de informações significativas desta realidade, fazer uma análise e interpretação delas, de modo a transformar essas informações em subsídio ao processo de planejamento, que por sua vez, vai resultar no projeto político-pedagógico da escola.
Na organização ocorre a composição da estrutura da instituição e Silva e Silva (2011) indicam que para se fazer isso, o gestor deve desenvolver atividades como: estabelecer claramente as funções e atribuições de cada funcionário, elaborar o regimento escolar e definir as normas de funcionamento interno das escola e tomar providências quanto aos recursos físicos, materiais e financeiros que garantam o sucesso das ações.
No elemento assistência à execução o gestor deve, segundo Silva e Silva (2011, p. 32) “verificar se todos os recursos necessários estão disponíveis, antes de iniciar a execução da atividade educativa, para possibilitar aos executores, funcionários da escola, o pleno desenvolvimento de suas atribuições”. Além disso, os autores lembram que o gestor deve ter uma postura de acompanhamento, apoio, cobrança e coordenação dos esforços durante a execução das atividades.
A atividade de avaliação dos resultados se desenvolve por meio da observação das ações, visando a verificação se elas estão coerentes com os objetivos propostos e se os mesmos estão sendo atingidos. Silva e Silva (2011) atestam que a avaliação deve ser feita em termos quantitativos (número de matrículas, frequência dos alunos e funcionários, evasão escolar, etc.), e qualitativos (baseada na obtenção da credibilidade que a ação educativa adquire no meio social em que se desenvolve).
Por fim, o último elemento (relatório) corresponde a um documento preparado anualmente que deve conter as atividades planejadas e realizadas na escola. Além disso, Silva e Silva (2011) citam que o gestor ao preparar o relatório deve incluir a descrição das atividades que tiveram êxito e as que tiveram que ser modificadas no decorrer do processo, com as devidas justificativas, fatores que dificultaram, etc. peals7457
Sander (1995) nos oferece uma visão complementar e ampla pela qual podemos entender a gestão escolar. Para o autor o sistema de administração escolar é formado por quatro dimensões: econômica, pedagógica, política e cultural.
A primeira dimensão é a econômica e envolve recursos financeiros e materiais, estruturas, normas burocráticas e mecanismos de coordenação e comunicação. Sander (1995) esclarece que nesta dimensão, a administração prevê e controla recursos, organiza estruturalmente a instituição, estabelece papeis e cargos, organiza o trabalho, determina como as atividades devem ser feitas e estabelece normas de ação. Para o autor, “o critério definidor da dimensão econômica é a eficiência na utilização de recursos” (SANDER, 1995, p.59).
A segunda dimensão é a pedagógica. Nela estão os princípios, cenários e técnicas educacionais totalmente integrados e comprometidos com o alcance eficaz dos objetivos do sistema educacional, de suas escolas e universidades. A preocupação desta dimensão é atribuir à administração a responsabilidade de coordenar a criação e utilização de conteúdos, espaços, métodos e técnicas que são capazes de preservar os objetivos da educação visando o cumprimento de sua missão econômica, política e cultural na sociedade.
A terceira dimensão apresentada por Sander (1995) é a política, que engloba as estratégias de ação organizada dos participantes do sistema educacional e de suas escolas e universidades. O autor destaca que a dimensão política tem por objetivo a a efetividade, que é um critério político, de acordo com o qual o sistema educacional deverá atender às necessidades e às demandas sociais.
Por fim, a quarta dimensão é a cultural. Esta dimensão envolve os valores e as características filosóficas, antropológicas, biopsíquicas e sociais das pessoas que participam do sistema educacional e de sua comunidade. Para Sander (1995, p.65) a característica básica é a “visão de totalidade que lhe permite abarcar, compreensivamente, os mais variados aspectos da vida humana”.

Gestão Patrimonial

Para que as organizações, incluindo as instituições de ensino, possam gerenciar de forma eficaz todas as suas operações, uma boa administração é fundamental. Na gestão escolar, os profissionais envolvidos devem possuir, além das competências e habilidades pedagógicas, conhecimentos administrativos que os auxiliem quanto a melhor forma de distribuir os recursos disponíveis.
Desenvolver uma boa gestão implica na atuação sistêmica das diferentes áreas da organização, dentre elas está a gestão financeira, gestão de recursos humanos, gestão de marketing, gestão contábil e gestão patrimonial, sendo que esta última é o foco desta seção.

Marion (1998) nos ajuda a entender o que vem a ser a gestão patrimonial começando por esclarecer que o termo patrimônio refere-se a tudo o que pertence não só a pessoa física, mas também tudo o que é de propriedade das pessoas jurídicas e que são passíveis de mensuração econômica, apresentando o aspecto qualitativo e quantitativo. É válido destacar que a mensuração econômica relaciona-se com tudo aquilo que possa ser atribuído valor, que tem seu valor definido perante o mercado. Já o aspecto qualitativo define o nome dado àquele item que compõe o patrimônio, enquanto que o aspecto quantitativo define qual o seu valor atribuído.

Quer um exemplo do que foi apresentado? Um microcomputador de uma escola que é avaliado em R$ 2.800,00 é considerado como parte do patrimônio da instituição, pois atende a todas as características necessárias.

Marion (1998) cita ainda que o patrimônio de uma organização é composto por três elementos: bens, direitos e obrigações. A seguir, vamos apresentar um pouco de cada um desses elementos:

• Bens: os bens são classificados como móveis (computadores, máquinas, livros, carteiras, mesas, etc.) e imóveis (terrenos, prédios, salas de aula, laboratórios, etc.).
• Direitos: são todos os valores que são de direito da entidade recebê-los, ou seja, a quilo que deverá entrar para o patrimônio das instituições, em decorrência de um acordo firmado. Exemplos: valores a receber de outras esferas como o FUNDEB (Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica), recursos de programas federais, estaduais, donativos e contribuições de empresas privadas,
• Obrigações: são todas as dívidas que as entidades assumem com terceiros, valores que deverão ser pagos quando do seu vencimento. Exemplos: conta de fornecedores, despesas diversas, empréstimos, impostos, etc.

Conhecendo a composição de todo o patrimônio da instituição de ensino, caberá ao gestor zelar e controlar todo esse montante. Na verdade, saber a melhor forma de controlar, aplicar e distribuir os recursos disponíveis na instituição é talvez uma das formas mãos precisas quanto à responsabilidade social que cada entidade e administrador precisa apresentar aos interessados.

Algumas ferramentas gerenciais podem ser implantadas e desenvolvidas durante este processo da gestão patrimonial. Dentre as diversas ferramentas existentes destaco:

• Controle de contas a receber
• Controle de valores a pagar
• Controle de estoques
• Controle de caixa
• Controle de imobilizado

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